12 estratégias de como extrair o máximo dos congressos

Atire a primeira pedra quem nunca foi para um evento relacionado à sua área, visitou a feira de negócios, passou em vários stands expositores, saiu lotado ou lotada e cartões de visita, flyers, sacolinhas e, em seguida, voltou para o escritório, jogou tudo em um canto e só foi olhar para aquilo na limpeza do final de ano, quando jogou tudo fora.

Se você já fez isso, não se sinta julgado. Eu também já fiz.

Na semana passada o Brasil sediou a In-Cosmetics Latin América, um dos maiores eventos de ingredientes e tendências cosméticas do nosso setor. Estava compilando todas as novidades que eu vi e comecei a ter inúmeros insights de como podemos tirar o maior proveito possível destes eventos. Como o objetivo é aprender com nossos erros, neste ano fiz diferente e ja comecei a me preparar, antes mesmo da feira, para tirar o máximo proveito dela. Essas estratégias funcionaram bem pra mim e acho que podem ser aplicadas para qualquer evento, independentemente da área, então resolvi escrever esse artigo para compartilhá-las com vocês.

Ações pré-evento

• Entre no site da organização e liste os principais expositores que você quer visitar. Caso você já tenha um relacionamento com a empresa, lembre-se de anotar o nome da pessoa que te atende para procurar especificamente por ela. Isso gera, inclusive, mais conexão entre vocês e fortalece o vínculo comercial. Se possível, entre em contato antes para dizer que você irá comparecer e procurá-la.
• Avalie a programação dos eventos paralelos à feira de negócios e já programe o despertador do celular para te lembrar de comparecer. Geralmente, além da feira de negócios, estes eventos possuem seminários, congressos e mesas redondas com grandes nomes. Você pode tirar muitos ensinamentos daqui.
• Eu, pessoalmente, aboli o cartão de visitas e aderi uma estratégia que pra mim foi incrivelmente eficaz: Coloquei como bloqueio de tela do celular um cartão virtual com um QR Code que leva direto a uma conversa de whatsapp comigo. Durante o evento eu pedia para pessoa scanear e me mandar um oi. Essa foi uma forma fácil e prática de pegar o contato direto de todos que eu precisava e de ter o registro de tudo que já estávamos conversando. Por exemplo: 'Oi, fulana. Por favor, não se esqueça de me mandar o material X.'
• Confira endereço, hora de início e término e a melhor forma de chegar ao local para não perder tempo. Chegar cedo e ir direto nos stands mais concorridos é uma boa estratégia para conseguir ver e conversar com quem você precisa.
• Separe a roupa no dia anterior pra não ter nenhum imprevisto. Lembre-se que a forma como você se apresenta diz muito sobre você. Roupas desajustadas, manchadas, amassadas dão a impressão de desleixo e na correria podemos deixar passar certos detalhes.

No dia do evento

• Enquanto visita os stands, anote as principais temáticas abordadas e novidades apresentadas. Isso vai facilitar muito o seu pós-feira. Eu sempre usei um caderno para isso, mas neste resolvi otimizar e escrever no celular. Deixei na tela inicial o atalho para o aplicativo Notion, meu favorito pra organização, mas bloco de notas também serve.
• Não se esqueça de checar sua lista de prioridades para garantir que vai conversar com todos com quem precisa.
• Não tenha medo de se apresentar, conversar e se conectar com as pessoas do seu setor. O networking e as relações são ferramentas de negócios poderosas que te acompanham por toda a vida, independentemente do momento profissional. Inclusive, é de extrema importância para quem está tentando se recolocar no mercado de trabalho.

Pós-Feira

• Reúna os materiais que você pegou, suas anotações, fotos, vídeos e destaque os produtos que mais chamaram sua atenção. Também vale prestar atenção em quais estratégias foram mais interessates além do produto em si. Foi uma aplicação diferenciada? Um stand em formato diferente? Uma ação que fizeram? Isso também pode trazer insights para seus negócios.
• Hora de analisar tendências. O que mais se repetiu? Quais foram os protótipos que mais apareceram? Houve alguma temática em comum à maioria? Essa análise é especialmente importante para empresas menores, que, muitas vezes, não tem uma área específica focada em análise de mercado ou não conseguem arcar com o custo dos relatórios de tendência, como os da Mintel.
• Entre em contato com os principais parceiros. Solicite os materiais complementares dos stands que se destacaram e orçamento do que mais interessou para já avaliar suas possibilidades. Se você usou a estratégia que eu passei acima sobre as anotações e as mensagens de whatsapp é só ir rolando a conversa e avaliando quem você precisa contatar.
• Faltou visitar algum stand importante? Nessa hora é interessante que você avalie se houve algum fornecedor importante que você não conseguiu visitar e pedir as informações sobre os lançamentos. É comum também que nestes eventos tenham premiações de inovação. Então ver quem se destacou e pesquisar para saber mais também é interessante.

Neste tipo de evento recebemos uma avalanche de informações que são armazenadas na memória de curto prazo, em vez de longo prazo.

Segundo a neurocientista Gretchen Schmelzer, existem três formas de transformar memórias de curto prazo em longo prazo: urgência, repetição e associação.

Por isso: 

Hora do BRAINSTORMING!

Agora que você está a par de tudo que está ocorrendo é hora de trazer os insights para a sua marca ou empresa. Como você pode aplicar o que você viu? Como trazer as inovações para a sua realidade? Quais estratégias podem ser aplicadas imediatamente e quais precisam de um planejamento maior para serem postas em prática? Vale conversar com outros colegas que também compareceram no evento e perguntar a visão deles sobre os destaques para avaliar se há alguma opinião complementar.

Além dos dias de evento, eu dediquei um dia para o pré e dois dias para o pós. Você achou muito trabalho? Os maiores eventos geralmente são anuais, então pensa comigo: Uma vez ao ano você passa um, dois, às vezes três dias imerso em um evento incrível com os top of minds da sua área. Você está em um ambiente muito rico em oportunidades, insights de mercado, inovação e grandes empresas que investem em análises globais que, muitas vezes, você não tem condições de fazer (seja por falta de budget, falta de pessoas ou prioridades diferentes naquele momento). Sabendo que todas essas atitudes podem ser o diferencial entre se destacar ou ser mais um no meio da multidão, fazer essas análises ainda te parece muito?

Um super abraço. 

 Publicado por Gabriella Marian, Coordenadora da Plataforma de Ingredientes Cosméticos.